Quy trình xin giấy phép cho lao động nước ngoài làm việc tại Ninh Bình

1. Khái niệm về giấy phép lao động

Giấy phép lao động - Work Permit là một loại giấy tờ pháp lý do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp cho phép người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Giấy phép lao động thể hiện các thông tin cá nhân của người lao động nước ngoài gồm: họ và tên; số hộ chiếu; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; vị trí làm việc, tên và địa chỉ của nơi làm việc.

Giấy phép lao động và những điều cần biết

Theo Bộ luật Lao động 2019, người lao động nước ngoài sẽ làm việc tại Việt Nam với một trong bốn vị trí gồm: Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Chuyên gia, Lao động kỹ thuật. Mỗi vị trí sẽ có những hồ sơ tương ứng khác nhau, phụ thuộc theo yêu cầu của quy định pháp luật.

2. Thủ tục xin giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận miễn giấy phép lao động

2.1. Trường hợp bắt buộc phải xin Giấy phép lao động

a. Yêu cầu đối với từng vị trí:

• Nhà quản lý: đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, trường hợp người lao động không có tên trên đăng ký kinh doanh cần có quyết định bổ nhiệm, điều lệ của doanh nghiệp có quy định rõ chức vụ của người lao động.
• Giám đốc điều hành: bằng đại học, xác nhận kinh nghiệm.
• Chuyên gia: bằng đại học và xác nhận kinh nghiệm làm việc tại nước ngoài trên 03 năm hoặc chứng chỉ hành nghề và xác nhận kinh nghiệm làm việc 05 năm.
• Lao động kỹ thuật: xác nhận kinh nghiệm 05 năm tại vị trí tương đương hoặc xác nhận kinh nghiệm 03 năm tại vị trí tương đương và chứng chỉ hành nghề.

b. Thủ tục xin cấp phép:

Bước 1: Xin Công văn chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.

Trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài người sử dụng lao động cần tiến hành xin Công văn chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền. 

Về hồ sơ: 

• Văn bản giải trình: Mẫu 01 (doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài lần đầu) hoặc Mẫu 02 (doanh nghiệp đã từng sử dụng lao động nước ngoài).

Mẫu số 01/PLI - Về việc giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài:

 

Mẫu số 02/PLI - Về việc giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài:

 

Click download biểu mẫu

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Điều lệ, quyết định bổ nhiệm của công ty nếu người nước ngoài là nhà quản lý nhưng không có tên trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. 
• Thời gian giải quyết: 10 - 15 ngày làm việc.

Bước 2: Sau khi có Công văn chấp thuận nhưng trước ít nhất 15 ngày, kể từ ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc, nhà sử dụng lao động nộp hồ sơ xin giấy phép lao động.
Hồ sơ chuẩn bị cần:

• Văn bản giải trình Mẫu 11/PL1 Nghị định 152/2020/NĐ-CP:

Click download biểu mẫu

• Lý lịch tư pháp phiếu số 01 (chứng minh người lao động không có án tích).
• Giấy khám sức khỏe.
• Văn bản, giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật theo yêu cầu của luật. 

Xem thêm: Những vị trí mà người lao động nước ngoài có thể được cấp phép làm việc tại Việt Nam

• 02 ảnh màu (kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu), không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền (tại bước 1).
• Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn hiệu lực tính đến ngày nộp hồ sơ theo quy định của pháp luật.
• Các giấy tờ khác liên quan đến người lao động nước ngoài chứng minh hình thức làm việc của người lao động: hợp đồng lao động, văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử sang làm việc tại hiện diện thương mại của doanh nghiệp đó trên lãnh thổ Việt Nam,...

Lưu ý: Các tài liệu được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự để được công nhận hợp pháp tại Việt Nam.

Thời hạn xử lý hồ sơ là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

Xem thêm: Điều kiện, thủ tục, hồ sơ xin cấp mới giấy phép lao động cho người nước ngoài

2.2. Trường hợp được miễn Giấy phép lao động (Quy định tại Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP)

Hiện nay, pháp luật quy định 20 trường hợp được miễn giấy phép lao động, tùy thuộc vào đối tượng ngoại giao, đầu tư hay mục đích vào Việt Nam làm việc ngắn hạn hay dài hạn. Hãng luật Siglaw đã tóm tắt trong bài viết “Các trường hợp người nước ngoài làm việc tại Việt Nam được miễn giấy phép lao động” để quý khách tiện theo dõi. 

Thủ tục xin giấy xác nhận miễn giấy phép lao động cũng gồm 02 bước tương tự thủ tục xin giấy phép lao động. Tuy nhiên, tại bước số 02, người sử dụng lao động cần chú ý có 02 điểm khác biệt như sau:

• Thứ nhất, thay vì sử dụng mẫu 11/PL1, người sử dụng lao động cần sử dụng mẫu văn bản đề nghị số 09/PLI Phụ lục I Nghị định 152/2020/NĐ-CP nêu rõ trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động. 
• Thứ hai, thay vì giấy tờ chứng minh người nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật, thì người sử dụng lao động sẽ cung cấp các giấy tờ để chứng minh người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động ví dụ: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy điều chuyển nội bộ công ty,...

Xem thêm: Thủ tục cấp xác nhận miễn Giấy phép lao động cho người nước ngoài

3. Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động

Tại cả bước 1 và bước 2, tổ chức, doanh nghiệp xin giấy phép lao động cho lao động nước ngoài có thể nộp hồ sơ bằng cách:

• Nộp trực tiếp;
• Gửi qua dịch vụ bưu chính;
• Nộp hồ sơ qua dịch vụ công trực tuyến (nếu có)

Nơi nộp hồ sơ: Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Ninh Bình (Quầy giao dịch Sở Lao động - Thương Binh và xã hội.

Địa chỉ: Số 2A, đường Phạm Hồng Thái, Vân Giang, TP. Ninh Bình. 

Số điện thoại: 0229 3871 088 -  0229 3874 943

4. Thời gian xin cấp giấy phép lao động

Như đã nói ở trên, thời gian xin Công văn chấp thuận nhu cầu sử dụng vị trí lao động nước ngoài giao động (Bước 1) từ 10 - 15 ngày làm việc và thời gian xin Giấy phép lao động (Bước 2) dao động trong khoảng 5 ngày làm việc.Như vậy, tổng thời gian để xin trong giấy phép lao động sẽ mất khoảng 30 - 45 ngày, tùy vào thời gian chuẩn bị hồ sơ và cơ quan có thẩm quyền xét duyệt. 

Tuy nhiên trên thực tế, thời gian xin có thể dài hơn nếu hồ sơ chưa hợp lệ và chuyên viên yêu cầu sửa đổi bổ sung.

5. Cơ sở pháp lý

• Bộ Luật Lao động 2019.
• Nghị định 152/2020/NĐ-CP Quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và tuyển dụng, quản lý người lao động Việt Nam làm việc cho tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam.