Điều kiện, thủ tục xin gia hạn giấy phép lao động

1. Điều kiện được gia hạn giấy phép lao động

Giấy phép lao động là giấy tờ pháp lý bắt buộc để người lao động nước ngoài có thể làm việc tại Việt Nam. Do thời hạn giấy phép lao động chỉ được tối đa 02 năm, nên khi sắp hết hạn, người sử dụng lao động cần tiến hành gia hạn giấy phép lao động để đảm bảo người lao động nước ngoài có thể tiếp tục làm việc tại Việt Nam. 

Giấy phép lao động và những điều cần biết

Để gia hạn được giấy phép lao động, người sử dụng lao động cần chú ý các điều kiện sau:

Một là, thời hạn của giấy phép lao động đã được cấp phải còn ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày. Có nghĩa là, khi giấy phép lao động chỉ còn hạn 45 ngày, người lao động đã có thể làm thủ tục xin gia hạn, nhưng phải nộp trước khi thời hạn còn 5 ngày.

Lấy ví dụ, giấy phép lao động có thời hạn từ 1/11/2020 đến 30/10/2022. Với hạn cuối cùng 30/10/2022, tính 45 ngày trước đó sẽ rơi vào khoảng ngày 15/9/2022. Vậy từ ngày 15/9 đến ngày 25/10/2022 sẽ là khoảng thời gian người sử dụng lao động làm thủ tục gia hạn giấy phép lao động. 

Hai là, việc sử dụng lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam đã được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận. Văn bản chấp thuận này đã được cơ quan có thẩm quyền cấp trước khi làm thủ tục xin giấy phép lao động. 

Ba là, phải đảm bảo rằng người lao động nước ngoài sẽ tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động khớp với vị trí ở trên giấy phép lao động. Người sử dụng lao động phải chứng minh được người lao động nước ngoài sẽ làm việc tiếp bằng cách đưa ra các văn bản như hợp đồng hợp tác với đối tác nước ngoài còn thời hạn, giấy xác nhận người lao động vẫn tiếp tục làm việc,...

2. Thủ tục xin gia hạn giấy phép lao động

Bắt đầu từ khi giấy phép lao động còn thời hạn 45 ngày, người lao động nước ngoài phải chủ động báo cho người sử dụng lao động về điều này. Sau đó người sử dụng lao động sẽ làm thủ tục xin gia hạn cho người lao động. 

Cụ thể người sử dụng lao động cần thực hiện các bước xin gia hạn giấy phép lao động theo trình tự như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin gia hạn giấy phép lao động:

Bộ hồ sơ đầy đủ gồm có:

• Mẫu đề nghị số 11/PLI Phụ lục I Nghị định 152/2020/NĐ-CP - Về gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài.

Chú ý: Khi điền mẫu số 11, người sử dụng lao động cần điền đúng các thông tin sau: 

           - Thông tin doanh nghiệp: tên doanh nghiệp, loại hình, tổng số lao động, số lao động nước ngoài hiện có, địa chỉ, số điện thoại, số giấy phép kinh doanh. 

           - Thông tin người lao động xin cấp lại: họ và tên, quốc tịch, số hộ chiếu, trình độ chuyên môn (nếu có), vị trí công việc, chức danh, hình thức làm việc, thời hạn làm việc

            - Lý do đề nghị gia hạn giấy phép lao động: nhấn mạnh vào việc tiếp tục sử dụng người lao động nước ngoài. 

• 02 ảnh màu kích thước 4 x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, ảnh chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.

•  Bản gốc/Bản sao chứng thực Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.

•  Bản gốc Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.

•  Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn giá trị theo quy định của pháp luật.

•  Bản gốc Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe.

•  Văn bản xác minh người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo nội dung giấy phép lao động đã được cấp (có thể cung cấp các giấy tờ khác như hợp đồng hợp tác, hợp đồng trúng thầu,...)

Lưu ý: rằng các giấy tờ được xác nhận hoặc được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền nước ngoài phải được hợp pháp hoá lãnh sự và dịch sang tiếng Việt. Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền

Người sử dụng lao động nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa của Cơ quan nộp hồ sơ là Sở Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất đã cấp giấy phép lao động đó.

Sau khi tiếp nhận, trong thời hạn 05 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra quyết định gia hạn giấy phép lao động. Tại bước này, nếu bị từ chối, cơ quan có thẩm quyền sẽ đưa văn bản nêu lý do cụ thể. Người sử dụng lao động đọc kỹ lý do và sửa đổi, bổ sung hồ sơ trong trường hợp hồ sơ còn thiếu.

Lưu ý: Giấy phép lao động chỉ được gia hạn 01 lần tối đa 02 năm. 

3. Một số lưu ý khi làm thủ tục xin gia hạn Giấy phép lao động

Thứ nhất, về hồ sơ, ở đây người sử dụng lao động chú ý phải sử dụng đúng mẫu số 11/PLI Phụ lục I Nghị định 152/2020/NĐ-CP để giải trình lý do gia hạn. Các căn cứ chứng minh người lao động nước ngoài vẫn làm việc phải xác đáng, rõ ràng. Bên cạnh đó, lưu ý hợp pháp hóa lãnh sự trong trường hợp giấy tờ được xác nhận hoặc được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền nước ngoài.

Thứ hai, về thời hạn, giấy phép lao động chỉ được gia hạn 01 lần và thời hạn cũng sẽ không quá 02 năm. Như vậy, sau khi Giấy phép lao động đã gia hạn nhưng hết hạn, thì người sử dụng lao động phải tiến hành xin cấp mới Giấy phép lao động nếu vẫn tiếp tục sử dụng người lao động nước ngoài đó.

4. Căn cứ pháp lý

• Nghị định 152/2020/NĐ-CP Quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và tuyển dụng, quản lý người lao động Việt Nam làm việc cho tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Xem thêm các thủ tục khác liên quan đến giấy phép lao động cho người nước ngoài: 

• Điều kiện, thủ tục, hồ sơ xin cấp mới giấy phép lao động theo luật mới nhất

• Điều kiện, trình tự thu hồi giấy phép lao động

• Điều kiện, thủ tục cấp lại giấy phép lao động mới nhất năm 2022

• Thủ tục cấp giấy xác nhận miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài

Trên đây là ý kiến tư vấn của Công ty luật Siglaw, nếu bạn đang có bất kỳ thắc mắc hay khó khăn nào trong quy trình xin cấp lại Giấy phép lao động cho người nước ngoài, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline/zalo: 0967 818 020 để được tư vấn nhanh chóng và kịp thời và hoàn toàn miễn phí.