Quy trình thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người lao động nước ngoài

1. Đối tượng phải kê khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người nước ngoài

Dựa theo quy định tại Thông tư 92/2015/TT-BTC, chúng ta có thể xác định được người lao động nước ngoài là cá nhân cư trú hay không cư trú.

a. Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công, thu nhập từ kinh doanh phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân

• Có số thuế phải nộp lớn hơn số thuế đã khấu trừ hoặc tạm nộp; 

• Có yêu cầu hoàn số thuế nộp thừa hoặc bù trừ vào kỳ sau

b. Cá nhân cư trú là người nước ngoài khi kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam trước khi xuất cảnh phải thực hiện quyết toán thuế

2. Xác định người nước ngoài là cá nhân cư trú hay không cư trú tại Việt Nam

a. Người nước ngoài được xác định là cá nhân cư trú tại Việt Nam

Người nước ngoài được xác định là cá nhân cư trú tại Việt Nam khi thỏa mãn một trong các điều kiện sau đây:

• Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên tính trong một năm theo lịch dương hoặc 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam, trong đó ngày đến và ngày đi được tính là một ngày.

• Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam, bao gồm có nơi ở đăng ký thường trú hoặc có nhà thuê để ở tại Việt Nam. Có thời hạn từ 90 ngày trở lên trong năm tính thuế cũng thuộc đối tượng là cá nhân cư trú. Kể cả trường hợp thuê ở nhiều nơi.

b. Người nước ngoài là cá nhân không cư trú tại Việt Nam

• Người nước ngoài thuộc diện không cư trú khi sự hiện diện của cá nhân đó trên lãnh thổ Việt Nam dưới 183 ngày tính trong một năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam.

• Người lao động là người nước ngoài không có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam, không có nơi ở đăng ký thường trú theo quy định của pháp luật về cư trú hoặc không có thuê nhà ở tại Việt Nam (quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người nước ngoài)

3. Hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người nước ngoài

a. Cá nhân có tiền lương hay tiền không không thuộc trường hợp được ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế

• Tờ khai thuế mẫu 02/QTT-TNCN ban hành kèm Thông tư số 92/2015/TT-BTC.

• Phụ lục mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN (trong trường hợp có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc).

• Bản chụp chứng minh số thuế đã khấu trừ, tạm nộp trong năm hoặc số thuế ở nước ngoài.

• Bản chụp các hóa đơn chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, nhân đạo, khuyến học.

• Cá nhân có thu nhập từ các tổ chức quốc tế, đại sứ quán hay lãnh sự quán,… phải có tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị đó.

Lưu ý các trường hợp đặc biệt:

• Nếu tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế sẽ lấy căn cứ của ngành để xem xét hồ sơ mà không cần phải có chứng từ khấu trừ thuế.

• Nếu pháp luật của nước ngoài không cấp giấy chứng nhận nộp thuế, người đó có thể chụp bản nộp giấy chứng nhận khấu trừ thuế do cơ quan thu nhập cấp hoặc bản chụp chứng từ ngân hàng với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế.

b. Cá nhân người nước ngoài ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế thay

• Phần này chắc nhiều công ty thích xem nhất phải không nào! Nó cực kì đơn giản luôn nè!

• Cá nhân khi ủy quyền cho tổ chức chi trả quyết toán thuế thì phải chuẩn bị:

• Mẫu số 02/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC.

• Bảng chụp hóa đơn chứng từ.

• Bảng chụp chứng mình chứng từ đóng góp vào quỹ từ thiện, nhân đạo hay khuyến học.

4. Thời điểm quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người nước ngoài

• Năm tính thuế là năm dương lịch, việc quyết toán thuế sẽ được thực hiện vào cuối năm.

• Trong năm đầu tiên cư trú tại Việt Nam, cá nhân người lao động nước ngoài cư trú từ 183 ngày trở lên thì phải quyết toán cho toàn bộ năm dương lịch đó (kết quả lúc trước khi đến Việt Nam và phần nộp thuế ở nước ngoài tương ứng với thời gian chưa đến Việt Nam sẽ được khấu trừ).

• Trong năm đầu tiên cư trú tại Việt Nam, cá nhân người lao động nước ngoài ở tại Việt Nam không quá 183 ngày thì năm tính thuế đầu tiên là 12 tháng liên tục.

• Trong những năm tiếp theo, nếu cá nhân đó trở thành đối tượng cư trú thì năm tính thuế tiếp theo sẽ là năm dương lịch (quyết toán cuối năm).

• Cá nhân rời Việt Nam trong năm. Năm tính thuế cuối cùng sẽ được tính tới tháng mà cá nhân người lao động nước ngoài rời khỏi Việt Nam.

5. Công thức tính thuế thu nhập cá nhân đối với người nước ngoài 

a. Đối với người nước ngoài là cá nhân không cư trú

Theo khoản 1 Điều 18 Thông tư 111/2013/TT-BTC, thuế thu nhập cá nhân với thu nhập từ tiền lương, tiền công được xác định theo công thức sau:

Thuế thu nhập cá nhân = Thu nhập tính thuế từ tiền lương, tiền công x 20%

b. Đối với người nước ngoài là cá nhân cư trú được tính theo biểu thuế suất lũy tiến từng phần sau

• Nếu hợp đồng lao động nhỏ hơn 3 tháng thì tính theo công thức:

Thuế thu nhập cá nhân = Thu nhập tính thuế từ tiền lương, tiền công x 20%

• Nếu hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên thì tính theo biểu lũy tiến từng phần:

Biểu thuế suất lũy tiến từng phần

Lưu ý: Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ nước ngoài thì thực hiện khai thuế trực tiếp với cơ quan thuế theo quý.

6. Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người nước ngoài

- Nộp ở Tổng Cục Thuế nếu người nước ngoài chỉ có thu nhập từ tiền công, tiền lương và thuộc diện khai thuế trực tiếp trong năm.

- Nộp tại cơ quan quản lý trực tiếp tổ chức đã chi trả thu nhập cuối cùng đối với trường hợp người nước ngoài có thu nhập từ hai nơi trở lên và thuộc diện tự quyết toán.

- Nếu người nước ngoài thay đổi nơi làm việc nhưng không tính giảm trừ gia cảnh tại tổ chức làm việc cuối cùng thì nộp tại Chi cục thuế nơi cư trú. Bên cạnh đó, một số trường hợp như không ký hợp đồng lao động hay ký hợp đồng với thời gian dưới 3 tháng hoặc có thu nhập từ nhiều nơi nhưng tại thời điểm quyết toán thì không làm việc ở đâu thì cần nộp hồ sơ quyết toán tại nơi người nước ngoài cư trú.

- Nộp hồ sơ quyết toán tại Chi cục Thuế nơi kinh doanh rơi vào các trường hợp:

• Người nước ngoài là cá nhân hoặc nhóm cá nhân kinh doanh tại một nơi thì hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân sẽ do Chi cục thuế tại nơi đó trực tiếp giải quyết

• Người nước ngoài là đại lý có đăng ký kinh doanh (quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người nước ngoài)

- Trường hợp cá nhân là người nước ngoài kinh doanh nhiều nơi thì hồ sơ sẽ được nộp tại nơi cấp mã số thuế đầu tiên.

7. Thời hạn nộp hồ sơ

Theo quy định, thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân trễ nhất là ngày thứ 90 kể từ lúc kết thúc năm dương lịch. Thời hạn nộp thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế.