Thương nhân nước ngoài khi muốn thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam cần lưu ý điều gì?

1. Một số điểm cần lưu ý đối với việc thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài

Về quyền và nghĩa vụ của Văn phòng đại diện

Theo Điều 17, 18 Luật Thương mại 2005, Văn phòng đại diện phải hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (VPDD). 

Văn phòng đại diện được phép thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cũng như có thẩm quyền tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại VPDD theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Bên cạnh đó, VPDD có nghĩa vụ không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam mà chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật cho phép. Ngoài ra, VPDD phải nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Các trường hợp không cấp phép thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong các trường hợp sau đây:

• Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định.

• Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.

• Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

• Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khỏe của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.

• Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.

Về các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.

• Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;

• Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu);

• Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;

• Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);

• Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;

• Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;

• Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;

• Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật hiện hành;

Về hồ sơ pháp lý cần lưu giữ trong suốt quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

• Giấy phép hoạt động;

• Dấu, Giấy chứng nhận mẫu dấu;

• Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện;

• Các hồ sơ, chứng từ như đã hướng dẫn mục trên.

Về chế độ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

• Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.

• Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

2. Căn cứ pháp lý

• Luật Thương mại 2005

• Nghị định 07/2016/NĐ-CP ngày 25 tháng 01 năm 2016 của Chính phủ