Hướng dẫn thành lập chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam

Trong khuôn khổ bài viết này, Siglaw xin giới thiệu các điều kiện, quy trình, thủ tục pháp lý thành lập chi nhánh để giúp các chủ thể khi cân nhắc thành lập chi nhánh để tăng doanh thu lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh được thực hiện dễ dàng hơn . 

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Điều kiện thành lập chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Điều kiện chung:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận.

• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 05 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký.

• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.

• Nội dung hoạt động của Chi nhánh phải phù hợp với cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và phù hợp với ngành nghề kinh doanh của thương nhân nước ngoài.

• Trường hợp nội dung hoạt động của Chi nhánh không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Chi nhánh phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành. 

Điều kiện về tên gọi: 

• Tên Chi nhánh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

• Tên Chi nhánh phải mang tên thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Chi nhánh”.

• Tên Chi nhánh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Chi nhánh. Tên Chi nhánh được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Chi nhánh phát hành. 

Điều kiện về trụ sở: 

• Địa điểm đặt trụ sở Chi nhánh của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

• Chi nhánh không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở. 

Điều kiện về người đứng đầu: 

• Người đứng đầu Chi nhánh của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

• Người đứng đầu Văn phòng đại diện của cùng một thương nhân nước ngoài.

• Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài khác. 

• Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

Trình tự, thủ tục thành lập chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

- Cơ quan có thẩm quyền cấp: Bộ Công Thương thực hiện việc cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh trong trường hợp việc thành lập Chi nhánh chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành. 

- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

- Thời gian nhận kết quả: 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

- Hồ sơ gồm có: 

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh (Mẫu MĐ-5 Thông tư số 11/2016/TT-BTC).

• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài (phải được chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự; phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam). 

• Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Chi nhánh (phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam)

• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất (phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam). 

• Bản sao Điều lệ hoạt động của Chi nhánh (phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam). 

• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu đã được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Chi nhánh. 

- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Chi nhánh bao gồm:

• Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Chi nhánh. 

• Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Chi nhánh theo quy định pháp luật.

Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh

- Quy trình thực hiện thành lập chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam: 

Bước 1: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Chi nhánh.

Bước 2: Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ. 

Bước 3: Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do. 

Lưu ý: Quy trình thực hiện đối với các trường hợp sau sẽ được thực hiện khác với quy trình trên, cụ thể là: 

• Trường hợp nội dung hoạt động của Chi nhánh không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

• Trường hợp việc thành lập Chi nhánh chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành. 

Đối với hai trường hợp trên, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Chi nhánh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do. 

Căn cứ pháp lý

• Luật Thương mại số 36/2005/QH11 của Quốc hội ngày 14 tháng 06 năm 2005. 

• Nghị định số 07/2016/NĐ-CP của Chính phủ ngày 25 tháng 01 năm 2016 quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. 

• Thông tư số 11/2016/TT-BTC của Bộ Công thương ngày 05 tháng 07 năm 2016 quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25 tháng 01 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.