Quy định pháp luật về sử dụng hóa đơn, chứng từ

1. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

• Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

• Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định. Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

• Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh trong quá trình sử dụng phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, báo cáo tình hình sử dụng biên lai đặt in, tự in hoặc biên lai mua của cơ quan thuế.

• Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, quản lý thuế. Dữ liệu hóa đơn, chứng từ khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, dữ liệu chứng từ khi thực hiện các giao dịch nộp thuế, khấu trừ thuế và nộp các khoản thuế, phí, lệ phí là cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin hóa đơn, chứng từ cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.

2. Các loại hóa đơn, chứng từ theo quy định tại Nghị định số 123/NĐ-CP

Hóa đơn quy định tại Nghị định này gồm các loại sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng.

• Hóa đơn bán hàng.

• Hóa đơn điện tử bán tài sản công.

• Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.

• Các loại hóa đơn khác, gồm: Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

Các loại chứng từ theo Nghị định này bao gồm:

• Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

• Biên lai gồm: Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá; biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá; biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

3. Quy định về chuyển đổi từ hoá đơn chứng từ điện tử sang hóa đơn chứng từ giấy.

• Nghị định số 123/NĐ-CP đã quy định rõ, hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

• Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

• Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

Như vậy có thể thấy, Nghị định 123/NĐ-CP có một số điểm mới tiêu biểu như sau:

• Bãi bỏ khoản 2 và 4 Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử  (HĐĐT) từ ngày 1/11/2020, nhưng để doanh nghiệp hưởng lợi sớm từ HĐĐT và đẩy mạnh công cuộc chuyển đổi số Chính phủ, Tổng Cục thuế và các cơ quan thuế cả nước luôn khuyến khích doanh nghiệp sử dụng HĐĐT trước ngày 1/11/2020.

• Doanh nghiệp được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, tự in, HĐĐT có mã hoặc không có mã xác thực, hoặc hóa đơn mua của cơ quan thuế đã thông báo phát hành trước ngày 19/10/2020 đến hết ngày 30/6/2022.

• Doanh nghiệp tiếp tục thực hiện Nghị định 151/2017/NĐ-CP khi xử lý tài sản công (hóa đơn bằng giấy do Bộ Tài chính đặt in). 

• Doanh nghiệp tiếp tục thực hiện việc quản lý, sử dụng hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia khi bán hàng dự trữ quốc gia (hóa đơn bằng giấy) theo quy định tại Thông tư 16/2012/TT-BTC. Nếu có thông báo chuyển đổi sang áp dụng HĐĐT bán hàng dự trữ quốc gia thì các đơn vị thực hiện chuyển đổi theo quy định.

• Đối tượng áp dụng HĐĐT được mở rộng thêm 2 đối tượng là tổ chức thu thuế, phí, lệ phí và tổ chức in hóa đơn, biên lai, cung cấp phần mềm in biên lai. Bên cạnh đó, thêm 2 loại hóa đơn mới là HĐĐT bán tài sản công và hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.