Những sai lầm thường mắc phải trong quản lý kế toán của doanh nghiệp

1. Lẫn lộn giữa tài chính doanh nghiệp và tài chính cá nhân

Một trong những sai lầm của những sai lầm mà chủ doanh nghiệp thường mắc phải trong quản lý kế toán nhất là các doanh nghiệp nhỏ là lẫn lộn giữa tài chính công ty và tài chính cá nhân. 

Việc không phân biệt rõ ràng sẽ dẫn đến việc sử dụng tiền của công ty vào mục đích cá nhân và có thể những khoản chi vào mục đích cá nhân này sẽ không được ghi nhận khi giải trình với cơ quan thuế. Bên cạnh đó, sử dụng tiền của công ty cho cá nhân sẽ ảnh hưởng tới vấn đề vốn của doanh nghiệp.

Hãy duy trì các tài khoản này riêng biệt và hoàn toàn độc lập với nhau, để có thông tin chính xác về những gì được dùng cho công việc kinh doanh và những gì là dùng cho mục đích cá nhân.Việc này sẽ giúp chủ doanh nghiệp tính toán và hạch toán độc lập các khoản thu chi. Từ đó xác định chính xác được kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Chậm trễ trong ghi chép theo dõi sổ sách quản lý kế toán.

Theo dõi sổ sách là một phần quan trọng của công tác kế toán. Việc này cần được thực hiện kịp thời và chính xác. Tuy nhiên với nhiều doanh nghiệp ghi chép sổ sách không được chú tâm ngay từ đầu. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng tới các kế hoạch tài chính và sử dụng vốn trong dài hạn. Đồng thời khi thiếu thông tin đầy đủ và kịp thời thì rất khó để ra các quyết định kinh doanh hợp lý.

Do đó, việc cập nhật số liệu kế toán nên thường xuyên hàng tuần. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, quản lý dễ dàng sổ sách. Và từ đó, các chủ doanh nghiệp có đầy đủ thông tin khi ra các quyết định kinh doanh mới.

3. Không giữ lại hoá đơn

Hóa đơn là bằng chứng quan trọng cho các con số trên sổ sách của doanh nghiệp. Đó cũng là bằng chứng để chứng minh bạn đã mua hàng hóa, vật dụng. Bất kể, hoá đơn là dạng điện tử hay hóa đơn giấy đều cần được lưu lại. Các hoá đơn chứng từ là rất cần thiết cho việc khắc phục bất kỳ sự thiếu sót hay nhầm lẫn nào trong ghi chép sổ sách kế toán, và chúng cũng vô cùng có ích cho việc tính chi phí được loại trừ và giảm thuế khi đến thời gian quyết toán.

Các chứng từ này cũng để giải trình với cơ quan thuế khi bị kiểm tra. Nếu thiếu hoá đơn chứng từ, cơ quan thuế có thể không công nhận việc khấu trừ chi phí, dẫn đến số thuế phải nộp cao hơn, thậm chí có thể dẫn đến phạt.

4. Sử dụng nhân sự không phù hợp trong hoạt động kế toán

Khi bắt đầu khởi nghiệp, chủ doanh nghiệp có rất nhiều vấn đề cần quan tâm và giải quyết. Tuy nhiên, họ lại coi nhẹ vấn đề quản lý kế toán dẫn đến việc vị trí kế toán thường được giao cho một thành viên trong gia đình hoặc một nhân viên không có nghiệp vụ về kế toán đảm nhiệm, thậm chí người chủ tự làm kế toán. Việc này có thể gây những hậu quả lâu dài cho doanh nghiệp của bạn.

Khi nhân sự được thuê không có chuyên môn kế toán thì những vấn đề về nghiệp vụ như phân loại chi phí, ghi nhận sổ sách, hạch toán kê khai thuế,…. đối với họ là điều bất khả thi. Điều này sẽ dẫn đến những sai sót trong quản lý kế toán và khiến cho doanh nghiệp bị phạt. Đồng thời sẽ mất một khoản chi phí để sửa chữa báo cáo bị sai.

Một nhân sự kế toán chuyên nghiệp có thể giúp đỡ bạn tránh được những sai sót này. Một lựa khác là sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói. Sử dụng dịch vụ kế toán sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí. Đồng thời vẫn đảm bảo chất lượng sổ sách kế toán.

5. Chủ doanh nghiệp không xem trọng các báo cáo kế toán

Kế toán không chỉ là công cụ cho việc nhập dữ liệu tài chính để hoàn thành nghĩa vụ thuế, hoặc để nói cho bạn biết bạn có bao nhiêu tiền trong tài khoản ngân hàng. Hơn thế, kế toán là một cơ chế vô cùng hữu ích trong việc cung cấp câu trả lời cho câu hỏi về việc chiến lược của người chủ doanh nghiệp có tốt và hiệu quả hay không. 

Các báo cáo cung cấp thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, rất nhiều chủ doanh nghiệp không quan tâm hết những số liệu này. Người chủ doanh nghiệp không nắm bắt được tổng thể hoạt động của doanh nghiệp. Họ sẽ không kiểm soát được chi phí, dòng tiền, hiệu quả kinh doanh.

Vì thế xem xét một cách tỉ mỉ và chính xác các báo cáo kế toán là rất cần thiết. Những con số này sẽ giúp ích rất đắc lực cho chủ doanh nghiệp trong quá trình đưa ra các quyết định kinh doanh.

6. Chậm áp dụng công nghệ vào kế toán

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là vấn đề nóng hổi và quản lý kế toán cũng không nằm ngoài xu thế đấy. Việc áp dụng công nghệ vào việc quản lý kế toán như sử dụng phần mềm kế toán, chữ ký số, hóa đơn điện tử đã được các doanh nghiệp sử dụng khá phổ biến. Các cơ quan quản lý nhà nước, ngân hàng cũng ưu tiên hồ sơ điện tử, giao dịch điện tử với doanh nghiệp.

Việc áp dụng công nghệ vào quản lý kế toán mất một khoản chi phí định kỳ không nhỏ. Đây là một vấn đề đối với những người mới khởi nghiệp khi nguồn vốn còn hạn chế. Vì vậy nhiều doanh nghiệp còn chậm áp dụng công nghệ vào công tác quản lý kế toán. Tuy nhiên việc áp dụng công nghệ vào quản lý kế toán là xu hướng tất yếu. Các doanh nghiệp nên đầu tư để đưa công nghệ vào quản lý. Về lâu dài hệ thống công nghệ sẽ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp.

7. Chỉ tập trung vào ngắn hạn

Với vô số công việc hàng ngày của việc vận hành một doanh nghiệp, bạn rất dễ chỉ chú tâm đến ngắn hạn và hoàn toàn quên mất hình dung về tương lai. Kế toán, tuy thế, không chỉ là việc ghi chép sổ sách hiện tại. Kế toán còn là dự báo về tăng trưởng tương lai và nhìn ra những rủi ro về tài chính phát sinh từ những quyết định tài chính hiện tại.Với nhu cầu dự đoán trước tương lai, có rất nhiều vấn đề cần xem xét, bao gồm các vấn đề kế toán dài hạn và các cơ hội tăng trưởng cho công ty.

Để việc quản lý tài chính cũng như hoạt động của kế toán diễn ra hiệu quả và tránh được những sai sót đáng tiếc thì ban giám đốc cần phải thường xuyên kiểm tra, giám sát. Xử lý nghiêm các trường hợp sai phạm lơ là trách nhiệm, có chính sách khen ngợi, động viên kịp thời đối với những người hoàn thành tốt nhiệm vụ. Có như vậy mới có thể cải thiện tình trạng lỗi thường gặp của các kế toán, ngăn ngừa việc thất thoát tài chính trong công ty.