Quy định của pháp luật về chứng từ kế toán

Ghi chép sổ sách kế toán là một khâu quan trọng, vậy nên nhất thiết phải dựa vào chứng từ lập theo mẫu quy định pháp luật và các yếu tố cần thiết khác. Trong quá trình hoạt động với tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế riêng biệt, chứng từ kế toán cũng bao gồm nhiều loại khác nhau, chứng từ kế toán có thể ghi nhận bằng giấy tờ hoặc các phương diện điện tử.

1. Phân loại chứng từ kế toán

Chứng từ có rất nhiều loại, phong phú và đa dạng. Có nhiều tiêu thức khác nhau để phân loại cụ thể như sau:

Căn cứ theo công dụng của chứng từ.

• Chứng từ mệnh lệnh: Là loại chứng từ dùng để truyền đạt những mệnh lệnh hay chỉ thị của người lãnh đạo cho các bộ phận cấp dưới thi hành.

• Chứng từ chấp hành: Là những chứng từ chứng minh cho một nghiệp vụ kinh tế nào đó đã thực sự hoàn thành.

• Chứng từ thủ tục: Là những chứng từ tổng hợp, phân loại các nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo những đối tượng cụ thể nhất định của kế toán, để thuận lợi trong việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu. 

• Chứng từ liên hợp:  Là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3 loại chứng từ nói trên.

Căn cứ theo phương thức lập chứng từ.

• Chứng từ một lần: Là loại chứng từ mà việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ tiến hành một lần, sau đó được chuyển vào ghi sổ kế toán.

• Chứng từ nhiều lần: Là loại chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần. Sau mỗi lần ghi các con số được cộng dồn tới một giới hạn đã được xác định trước được chuyển vào ghi vào sổ kế toán.

Căn cứ theo dạng thể hiện của chứng từ.

• Chứng từ bình thường: Là chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ để chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không phải thể hiện qua dạng dữ liệu điện tử.

• Chứng từ điện tử: Khoản 5, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định: “Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.”

2. Nội dung của chứng từ kế toán

Nội dung chính được quy định tại Điều 16 Luật Kế toán năm 2015 như sau:

• Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

  • Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.

  • Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán.

  • Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán.

  • Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán.

  • Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

  • Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.

  • Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

• Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

Đơn vị kế toán trong hoạt động kinh doanh được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định tại điều này để phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị mình trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Cách lập và lưu trữ chứng từ kế toán

• Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

• Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

• Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

• Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều 18 Luật kế toán năm 2015. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật kế toán năm 2015. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

3. Căn cứ pháp lý

• Luật Kế toán số 88/2015/QH13 quy định về nội dung công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, người làm kế toán, hoạt động kinh doanh dịch vụ kế toán, quản lý nhà nước về kế toán và tổ chức nghề nghiệp về kế toán.

• Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 08 năm 2016 hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.