Những vấn đề quan trọng của hợp đồng thương mại đối với doanh nghiệp

Việc đàm phán và soạn thảo các điều khoản của hợp đồng thương mại là công việc rất quan trọng và cần phải được tiến hành một cách cẩn trọng, tránh những thiếu sót. Điều này sẽ dẫn đến tiềm ẩn rất nhiều rủi ro cho các bên khi xảy ra tranh chấp, các điều khoản của hợp đồng thương mại không rõ ràng hoặc thiếu sót các quy định quan trọng dẫn đến khó giải quyết tranh chấp.

Tuy nhiên, trên thực tế, xuất phát từ nhiều lý do khách quan và chủ quan, các bên ký kết hợp đồng thương mại thường ít quan tâm đến vấn đề này mà thường chỉ soạn thảo hợp đồng theo kiểu “cho có”, theo thói quen và dựa trên sự tin tưởng nhau là chính.

1. Cần quy định chi tiết và rõ ràng đối tượng của hợp đồng thương mại

Đối tượng của hợp đồng thương mại chính là hàng hóa mà các bên sẽ mua bán với nhau hoặc công việc, dịch vụ mà một bên sẽ thực hiện, cung cấp cho bên còn lại. Các bên sẽ nêu cụ thể thông tin có liên quan của hàng hóa gồm nhưng không giới hạn chủng loại hàng hóa, nguồn gốc xuất xứ, số lượng, khối lượng, chất lượng, đặc điểm kỹ thuật, tình trạng hàng hóa (mới hay đã qua sử dụng), v.v.

• Trường hợp đối tượng của hợp đồng thương mại là việc thực hiện công việc hay cung ứng dịch vụ, các bên tham gia hợp đồng cần quy định rõ công việc/dịch vụ này là gì, những công việc/dịch vụ nào được xem là ngoài phạm vi và sẽ tính thêm phí, cách thức cung cấp ra sao, do ai thực hiện, thực hiện vào thời điểm nào, tại địa điểm nào, cách thức xác định mức độ hoàn thành công việc/dịch vụ, v.v. Việc quy định chi tiết các thông tin trên sẽ đảm bảo cho sự chặt chẽ của hợp đồng và quyền lợi của các bên tham gia.

• Trường hợp đối tượng của hợp đồng thương mại là hàng hóa, tùy thuộc vào từng loại hàng hóa cụ thể mà các bên mua bán bao gồm nhưng không giới hạn hàng hóa đặc định (ví dụ như 01 tài sản cụ thể nào đó) hoặc hàng hóa cùng loại (chẳng hạn như hàng hóa sản xuất hàng loạt).

2. Cần quy định rõ số tiền phải thanh toán, thời hạn thanh toán, cách thức thanh toán và điều khoản thay đổi phương thức thanh toán

Đây là điều khoản mà các bên thường quy định tương đối rõ ràng và đầy đủ trong hợp đồng thương mại. Tuy nhiên, một số hợp đồng không nêu rõ đã bao gồm thuế, phí, chi phí phát sinh có liên quan hay chưa (như chi phí đi lại), quy định thanh toán chuyển khoản ngân hàng nhưng không nêu thông tin tài khoản, không quy định bên nào sẽ chịu phí ngân hàng, v.v. Việc không nêu chi tiết các nội dung trên có thể là nguyên nhân dẫn đến tranh chấp, hiểu lầm hoặc bị khó khăn trong việc thực hiện hợp đồng.

Trên thực tế có nhiều hợp đồng thương mại chỉ quy định số tiền phải thanh toán mà không đề cập đến thời hạn thanh toán, cách thức thanh toán cũng như điều khoản thay đổi phương thức thanh toán (nếu có), hoặc có quy định trong hợp đồng thương mại nhưng lại mơ hồ, không rõ ràng. Điều này là một hạn chế, thiếu sót, gây khó khăn hoặc hiểu lầm cho các bên tham gia hợp đồng khi có tranh chấp xảy ra hoặc khi không thống nhất thương lượng được.

Một số lỗi khác thường gặp có thể kể đến như: các bên quy định thanh toán trong vòng ‘x’ ngày nhưng không nêu rõ thời hạn này tính từ ngày nào (ví dụ từ ngày giao hàng hay từ ngày xuất hóa đơn), quy định giá bán/phí dịch vụ.

Như vậy, trong quá trình soạn thảo hợp đồng thương mại, các bên cần lưu ý chi tiết nội dung và điều khoản, quy định rõ ràng số tiền phải thanh toán, thời hạn thanh toán, cách thức thanh toán và điều khoản thay đổi phương thức thanh toán.

3. Cần đàm phán và thỏa thuận điều khoản giải quyết tranh chấp thích hợp

Một số tình huống mà các bên tham gia hợp đồng thường gặp có thể kể đến như: các bên thỏa thuận thẩm quyền tài phán ở nước ngoài, không thuận tiện cho bên Việt Nam khởi kiện, các bên thỏa thuận lựa chọn trọng tài thương mại để giải quyết tranh chấp nhưng không nêu tên Trung tâm trọng tài hoặc nêu sai tên Trung tâm trọng tài, v.v.

Điều khoản giải quyết tranh chấp là một thỏa thuận quan trọng cần được ghi chi tiết và cụ thể trong hợp đồng khi giao kết. Nếu các bên bỏ qua điều khoản này, nó sẽ là rào cản khó khăn cho quá trình đàm phán và thỏa thuận giải quyết tranh chấp sau này.

Thực tế cho thấy, điều khoản giải quyết tranh chấp thường được các bên quy định trong hợp đồng thương mại một cách chung chung, hoặc sử dụng lại các điều khoản mẫu từ những hợp đồng thương mại khác thay vì trực tiếp soạn thảo, điều chỉnh để phù hợp với tình huống cụ thể của mình. Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp tại thời điểm ký kết, đàm phán hợp đồng thương mại, các bên đều đang có quan hệ hữu hảo với nhau, tin tưởng nhau và không bên nào dự liệu hoặc mong muốn rằng sẽ có tranh chấp xảy ra.

Với những rủi ro có thể xảy ra như trên, tổ chức và cá nhân cần lưu ý trong quá trình soạn thảo, sửa bản thảo hợp đồng sao cho thật chặt chẽ, logic và phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.

4. Cần kiểm tra thẩm quyền ký kết hợp đồng thương mại của các bên và yêu cầu đối tác cử người có thẩm quyền ký kết hợp đồng thương mại

Điều 142 Bộ Luật Dân Sự 2015 quy định như sau: nếu hợp đồng thương mại được ký kết bởi người không có thẩm quyền theo quy định pháp luật, hợp đồng này sẽ không phát sinh hiệu lực đối với cá nhân, tổ chức được đại diện.

Trường hợp người đại diện ký kết hợp đồng của đối tác không phải là đại diện theo pháp luật của họ, doanh nghiệp cần yêu cầu đối tác có văn bản ủy quyền hợp lệ cho người này. Theo quy định của pháp luật doanh nghiệp, người có thẩm quyền đại diện cho doanh nghiệp sẽ là đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền hợp lệ. Tùy thuộc vào đối tác của doanh nghiệp là cá nhân hay tổ chức mà chính cá nhân đó hoặc đại diện theo pháp luật của đối tác là tổ chức, hoặc đại diện theo ủy quyền hợp lệ của cá nhân, tổ chức này (với văn bản ủy quyền hợp lệ) đứng ra ký kết hợp đồng thương mại.

Bạn có thể xác định người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp dựa trên thông tin ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của đối tác hoặc bạn cũng có thể dễ dàng tra cứu thông tin này tại Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia của Việt Nam tại địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/. Do đó, để tránh trường hợp hợp đồng thương mại của bạn với đối tác bị xem là không phát sinh hiệu lực do người ký kết không có thẩm quyền, bạn cần lưu tâm về vấn đề này và yêu cầu đối tác tuân thủ tuyệt đối.